Wirtschafts-Identifikationsnummer: Gut zu wissen!

Stand: 12. Mai 2025

Ende 2024 startete die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Stiftungen und Vereine, die gesetzlich zum Abführen von Umsatzsteuer verpflichtet, die Kleinunternehmer nach § 19 UStG oder umsatzsteuerlich erfasst sind, haben bereits eine W-IdNr. Anderen gemeinnützigen Organisationen wird eine W-IdNr. aktuell automatisch zugeteilt.

Zum Start der flächendeckenden Vergabe blicken wir nachfolgend noch einmal ausführlich aufs Thema: Warum gibt es die W-IdNr.? Wie wird sie vergeben? Und was haben gemeinnützige Organisationen jetzt zu tun?

1. Warum gibt es die W-IdNr.?

Die W-IdNr. dient als einheitliches und dauerhaftes Identifizierungsmerkmal im Besteuerungsverfahren und soll auf diese Weise bürokratische Prozesse im Steuer- und Verwaltungswesen deutlich vereinfachen. Vergeben wird sie allen wirtschaftlich Tätigen durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die Gesetzesgrundlage für die W-IdNr. bildet § 139c der Abgabenordnung (AO).

2. Wer erhält eine W-IdNr.?

Die W-IdNr. wird an alle wirtschaftlich Tätigen, zum Beispiel an juristische Personen oder Personenvereinigungen bzw. Körperschaften, vergeben. Dazu gehören auch gemeinnützige Organisationen wie etwa Stiftungen oder Vereine.

3. Wie wird die W-IdNr. mitgeteilt? Gibt es ein Schreiben des Finanzamts?

Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt automatisch ohne Antragstellung entweder im Wege der öffentlichen Bekanntmachung oder elektronisch über das ELSTER-Benutzerkonto:

Alle Stiftungen und Vereine, die bereits über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verfügen, haben die USt-IdNr. zugleich als W-IdNr. zu verwenden, ergänzt um das Ordnungsmerkmal -00001. Dies ist durch eine öffentliche Bekanntmachung geregelt worden. Es erfolgt keine gesonderte Mitteilung der W-IdNr., da sie im Wesentlichen der USt-IdNr. entspricht.
Alle Stiftungen und Vereine, die keine USt-IdNr. besitzen, erhalten ihre W-IdNr. über ELSTER. Die Finanzverwaltung verschickt die W-IdNr. nicht per Post, sondern setzt ausschließlich auf die elektronische Bekanntgabe über das ELSTER-Benutzerkonto. Voraussetzung ist, dass die Stiftung oder der Verein über ein ELSTER-Benutzerkonto verfügt und der Mitteilung über ELSTER zugestimmt hat.

Wichtig: Es gibt keinen gesonderten Brief der Finanzverwaltung. Es bleibt bei der öffentlichen Bekanntmachung und der elektronischen Bekanntgabe über ELSTER.

4. Ersetzt die W-IdNr. die USt-IdNr.?

Nein, die W-IdNr. ersetzt die USt-IdNr. nicht. Die Nummern erfüllen unterschiedliche Funktionen und werden separat vergeben. Gleichwohl sind beide im Aufbau ähnlich. So entspricht die W-IdNr. der USt-IdNr., sie wird aber am Ende um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal (-00001) ergänzt. (Werden mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausgeübt, vergibt das BZSt hierfür weitere Unterscheidungsmerkmale (zum Beispiel -00002 etc. – aber erst ab 2026.).

Die USt-IdNr. bleibt weiterhin für den grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU erforderlich, sie ist somit für den EU-Binnenmarkt relevant. Die W-IdNr. hingegen dient steuerlichen Zwecken im Inland, sie wird hauptsächlich für nationale Geschäftsvorfälle verwendet.

5. Was haben Stiftungen, Vereine und andere gemeinnützige Organisationen jetzt zu tun?

Das Deutsche Stiftungszentrum übernimmt für die Stiftungen und Vereine unter seinem Dach alle Belange, die mit der Einführung und Zuteilung der W-IdNr. im Zusammenhang stehen.

Zwar ist keine aktive Beantragung der W-IdNr. erforderlich, gemeinnützige Organisationen, die nicht vom DSZ betreut werden, sind aber gut beraten, sich dennoch informiert zu halten. Organisationen ohne USt-IdNr. sollten sicherstellen, dass sie über ein ELSTER-Konto verfügen und die Zustimmung zur elektronischen Bekanntgabe erteilen. Nach der Zuteilung wird die Nummer im ELSTER-Postfach hinterlegt. Daher sollte dieses regelmäßig gecheckt werden.

Die Vergabe der W-IdNr. erfolgt stufenweise und soll bis 2026 abgeschlossen sein. Die Angabe der W-IdNr. in elektronischen Vordrucken ist deshalb bis zum 31. Dezember 2026 nicht verpflichtend.